Formulario 43 en Panamá: el informe de compras ante la DGI

El Formulario 43 es el Informe de Compras e Importaciones de Bienes y Servicios que la Dirección General de Ingresos (DGI) de Panamá exige presentar mensualmente. Deben presentarlo las personas naturales y jurídicas contribuyentes del ITBMS que declaran Impuesto sobre la Renta y que en el período anterior tuvieron ingresos brutos iguales o superiores a B/.1,000,000.00 y/o activos totales iguales o superiores a B/.3,000,000.00. El plazo vence el último día del mes siguiente al período informado, y la presentación tardía tiene una multa de B/.1,000.00. Esta guía cubre los campos del detalle, la clasificación por concepto, las exclusiones y por qué el 43 sigue siendo trabajo suyo aunque ya facture electrónicamente.

Qué reporta y quién debe presentarlo

Según la descripción de la propia DGI, el informe permite identificar todas las compras e importaciones de bienes y servicios relacionadas a costos o gastos del contribuyente para la producción de la renta o la conservación de la misma. El cruce funciona así: el gasto de una empresa es el ingreso de otra, de modo que con el detalle de compras de los contribuyentes grandes la DGI obtiene una referencia de las ventas de sus proveedores. Por eso el informe pide el RUC del beneficiario en casi todos los renglones y lo valida al cargar el archivo. La obligación se sustenta en la Resolución N° 201-1182 del 18 de abril de 2008 y en la Resolución N° 201-17026 del 11 de diciembre de 2013.

Están obligadas las personas naturales y jurídicas contribuyentes del ITBMS que deben presentar declaración de renta y que en el período fiscal anterior cumplieron al menos una de estas condiciones:

• Ingresos brutos iguales o superiores a B/.1,000,000.00.
• Activos totales iguales o superiores a B/.3,000,000.00.

El "y/o" importa: basta con cumplir una. Y la segunda condición se mide sobre activos totales, no sobre activos fijos, así que una empresa con facturación moderada pero con planta y equipo pesado puede quedar obligada por el lado de los activos sin haberlo previsto. Tome las dos cifras del balance del período fiscal anterior y compárelas contra los montos de arriba antes de dar por descartada la obligación.

Cuándo se presenta y qué pasa si presenta tarde

El informe se presenta mensualmente, a más tardar el último día del mes siguiente al período a informar. Si esa fecha cae en día no laborable, el plazo se prorroga al siguiente día hábil. Quien está obligado lo presenta aunque no haya tenido compras en el mes: la DGI indica que en ese caso el informe se presenta sin operaciones.

No lo confunda con el plazo del ITBMS. El Formulario 430 vence dentro de los primeros quince días del mes siguiente, según explicamos en la guía del ITBMS en Panamá; el 43 vence a fin de ese mismo mes.

La sanción por presentación tardía es de B/.1,000.00. Aparte de esa multa fija, el cuadro de multas y sanciones de la DGI contempla montos mayores y cierre del establecimiento para el incumplimiento reiterado en la entrega de informes; si ya acumula períodos sin presentar, revise el caso con su contador antes de regularizar. El informe se prepara en el formulario electrónico que la DGI publica gratuitamente en su portal y se presenta por internet con el RUC y el NIT del contribuyente. Rectificar no es un ajuste parcial: hay que presentar un informe nuevo y completo con toda la información del período, y la rectificación en sí no genera multa.

Qué campos exige el detalle

Cada transacción reportada lleva su propia fila:

Campo	Qué se registra
RUC y DV del beneficiario	Identificación del proveedor. El sistema la valida
Nombre o razón social	Nombre del beneficiario del pago
Factura o documento	Número del comprobante que respalda la compra
Fecha	Formato AAAAMMDD, sin guiones ni diagonales
Concepto	Categoría de la compra
Tipo de compra	Local o importación
Monto (B/.)	Base de la operación, sin ITBMS
ITBMS pagado (B/.)	Impuesto pagado en esa compra

Conviene tener presentes dos reglas antes de armar el archivo. El informe se presenta por el sistema de devengado, con independencia del sistema contable interno que use el reportante. Y el ITBMS informado no puede exceder el 15% del monto de la compra: ese tope coincide con la tasa más alta del impuesto, la de productos derivados del tabaco, por encima del 7% general y del 10% que aplica a bebidas alcohólicas y hospedaje. Revise las filas donde el impuesto no cuadre con la base antes de cargar el archivo.

Los conceptos y la regla de las compras consolidadas

Cada línea se clasifica en uno de los conceptos definidos por la DGI:

• Compras y adquisiciones de bienes muebles (gastos de oficina).
• Servicios básicos (electricidad, agua y teléfono).
• Servicios (honorarios, comisiones, mantenimiento, transporte, seguros, reaseguros, gastos de factoring y otros servicios).
• Alquileres por arrendamientos comerciales.
• Cargos bancarios, intereses y otros gastos financieros.
• Compras o servicios del exterior.
• Compras o servicios consolidados.

Los consolidados tienen regla propia. Las compras menores, inferiores a cincuenta balboas (B/.50.00), pueden reportarse en un solo registro, sin identificar al beneficiario por RUC. La excepción es la que suele pasarse por alto: no aplica a las compras realizadas en el mismo período a un mismo beneficiario que, consolidadas, excedan ese monto, aunque individualmente cada una sea inferior.

En la práctica no basta con filtrar por monto de factura: hay que agrupar por proveedor dentro del período y verificar el acumulado. Un proveedor al que le compró ocho veces B/.20.00 en el mes no va al renglón consolidado, va detallado con su RUC.

Qué queda fuera del informe

La DGI excluye expresamente del reporte la información referente a salarios y otras remuneraciones y/o prestaciones laborales, gastos de representación, dietas, depreciación y amortizaciones, así como las donaciones y la compra de valores y acciones.

Vale detenerse en la depreciación: el gasto del período no se informa, pero la compra del activo que lo origina sí se reporta en el mes en que se adquirió, con su proveedor y su ITBMS. Cuando el control de activos fijos se lleva aparte de la contabilidad, esas adquisiciones se omiten con facilidad.

Formulario 43, 1027, 53 y 44: cuál le toca a cada quien

El 43 pertenece a una familia de informes que se confunden entre sí:

Formulario	Qué informa	Quién lo presenta	Plazo
43	Compras e importaciones de bienes y servicios	Contribuyentes de ITBMS que declaran renta y superan los umbrales	Último día del mes siguiente
1027	Ventas y prestación de servicios	Contribuyentes que superan los mismos umbrales	Antes del último día del mes siguiente
53	No declarantes	Entidades públicas siempre; asociaciones, fundaciones y cooperativas que no declaran renta, solo si superan los umbrales	Último día del mes siguiente
44	Ventas con tarjetas de débito	Entidades administradoras de tarjetas de débito	Primeros 15 días del mes siguiente

El 53 tiene una regla que conviene leer con cuidado, porque no funciona igual para todos los obligados. Las entidades públicas (autónomas, semiautónomas y municipios) lo presentan sin importar sus ingresos ni sus activos. Las asociaciones civiles, fideicomisos, fundaciones, organizaciones sin fines de lucro y cooperativas que no presentan declaración de renta lo presentan solo si al 31 de diciembre del año anterior tuvieron ingresos brutos de B/.1,000,000.00 o más, o activos totales de B/.3,000,000.00 o más.

Por qué la facturación electrónica no elimina el Formulario 43

En el informe de ventas sí hubo un alivio. La Resolución N° 201-1139 del 6 de febrero de 2023 aprobó un método simplificado para el Informe de Ventas: los contribuyentes que facturan electrónicamente quedan excluidos del método tradicional y reciben del sistema, de forma automática y mensual, una certificación con el resumen de las ventas facturadas en el período. Tiene sentido, porque la DGI ya recibió cada comprobante en el momento de emitirlo, según el flujo que describimos en cómo funciona la factura electrónica en Panamá.

Esa exclusión no alcanza al informe de compras. El 43 incluye proveedores que pueden no estar facturando electrónicamente, importaciones, servicios del exterior y cargos bancarios, y la clasificación por concepto es un criterio contable suyo, no un dato que venga en el XML del proveedor. La DGI mantiene el Formulario 43 publicado y exigible en su portal. Si ya factura electrónicamente, confirme con su contador el alcance de la exclusión que le aplica al 1027 y no la extienda por analogía al 43.

Del libro de compras al informe

Lo que determina cuánto cuesta armar el Formulario 43 es cómo se registró cada factura de proveedor durante el mes. Son cuatro datos: el RUC y el DV capturados al dar de alta al proveedor, el concepto asignado al contabilizar la compra, la marca de importación y el ITBMS registrado por línea. Cuando están, el informe sale del sistema; cuando falta alguno, hay que reconstruirlo a mano contra los archivos físicos. Conviene sumar ese requisito a los criterios que reunimos en software contable en Panamá: pida ver en demo el detalle de compras del período con RUC, concepto, tipo y ITBMS por línea, listo para exportar.

CifraHQ, el sistema ERP en la nube de P4 Software, registra las compras con el RUC del proveedor, el concepto y el ITBMS por línea desde que se contabiliza la factura, de modo que el detalle del período sale del mismo libro que alimenta el balance. Si hoy arma el Formulario 43 consolidando hojas de cálculo cada mes, el problema suele estar antes: en cómo se captura la factura de compra.