Planilla 03 de la DGI en Panamá: el informe mensual de sueldos y retenciones

El Informe Planilla 03 de la DGI es la declaración jurada de retenciones con la que el empleador informa a la Dirección General de Ingresos de Panamá los sueldos, remuneraciones y gastos de representación pagados a cada trabajador en el mes, junto con el impuesto sobre la renta retenido. Desde 2022 se presenta de forma mensual, dentro de los 60 días calendario siguientes al mes reportado y según el calendario que la DGI publica cada enero, y debe coincidir con lo declarado a la Caja de Seguro Social. Esta guía cubre quién presenta la Planilla 03 DGI, el calendario 2026, la multa escalonada por presentarla tarde, la estructura del archivo V5 y por qué buena parte de los rechazos en e-Tax 2.0 se originan en la planilla de la CSS.

Qué reporta y quién debe presentarla

La ficha oficial de la DGI la define como el informe que permite al contribuyente, natural o jurídico, presentar la información de todos sus trabajadores en concepto de las retenciones del impuesto sobre la renta. El nombre formal es Informe de Presentación de la Lista de Empleados y Sueldos Devengados; el formulario fue adoptado por la Resolución N° 201-1180 de 2008 como Declaración Jurada de Retenciones.

La obligación de retener nace del artículo 734 del Código Fiscal, que alcanza a los representantes de empresas y a quienes ejercen profesiones u oficios por cuenta propia, sobre los sueldos, salarios, ingresos por gastos de representación, remuneraciones o comisiones que devengan sus empleados, contratados por servicios profesionales y comisionistas. En la práctica, presenta la Planilla 03 todo empleador con trabajadores inscritos en la CSS: el instructivo de la DGI indica que el informe lleva a todos los trabajadores del mes calendario, no solo a los que alcanzan el tramo gravado. Si tiene número patronal pero en un mes no tuvo planilla en la CSS, ninguna fuente oficial aclara si debe presentar ese período; confírmelo con su contador.

El impuesto retenido cada mes no se paga con la Planilla 03: se entera a través de la planilla de la Caja de Seguro Social, que actúa como agente recaudador de los impuestos nacionales retenidos por los empleadores según el artículo 18 de la Ley 51 de 2005. Lo que sí se paga a la DGI es el saldo a favor del fisco que quede al cierre del año, una vez presentado diciembre y emitida la certificación 1087, bajo el impuesto 104 (Retención de Salario).

De anual a mensual: qué cambió en 2022

Hasta el período 2021 el informe era anual y se presentaba dentro de los primeros cinco meses del año siguiente. El Decreto Ejecutivo N° 186 de 22 de noviembre de 2021 lo hizo mensual, y el Decreto Ejecutivo N° 20 de 28 de abril de 2022 (Gaceta Oficial 29526-B) fijó la redacción vigente del artículo 160 del Decreto Ejecutivo 170 de 1993: el formulario será mensual, se presentará dentro de los sesenta días calendario siguientes al mes reportado, y la información deberá coincidir con el total de los trabajadores inscritos ante la Caja de Seguro Social. Los meses de enero a mayo de 2022 se presentaron acumulados, y la Resolución N° 201-4853 de 8 de julio de 2022 prorrogó ese informe y el de junio hasta el 30 de septiembre de 2022 mientras la DGI adecuaba e-Tax 2.0; por eso la ficha de la DGI habla de presentación mensual "a partir de septiembre 2022".

Cuándo vence: la regla de los 60 días y el calendario 2026

El Decreto 20 y la Resolución 201-4853 hablan de sesenta días calendario siguientes al mes que corresponda; la ficha de la DGI lo redacta como "a más tardar dentro de los 60 días calendario luego de presentada la planilla en el Seguro Social", según el calendario que la DGI publica al inicio de enero de cada año. En el Calendario Tributario 2026, la Planilla 03 mensual vence el último día del mes y cada vencimiento corresponde a la planilla de tres meses atrás:

Planilla del mes	Vence (calendario DGI 2026)
Octubre 2025	31 de enero de 2026
Noviembre 2025	28 de febrero de 2026
Diciembre 2025	31 de marzo de 2026
Enero 2026	30 de abril de 2026
Febrero 2026	31 de mayo de 2026
Marzo 2026	30 de junio de 2026
Abril 2026	31 de julio de 2026
Mayo 2026	31 de agosto de 2026
Junio 2026	30 de septiembre de 2026

Al cierre de esta guía la DGI había publicado el calendario hasta septiembre de 2026. Si el patrón se mantiene, julio vencería el 31 de octubre, agosto el 30 de noviembre y septiembre el 31 de diciembre; confírmelo en la sección Calendario de dgi.mef.gob.pa cuando se publiquen. Tres fechas ya publicadas caen en fin de semana (el 31 de enero y el 28 de febrero son sábado; el 31 de mayo, domingo), y el 31 de octubre también sería sábado. El artículo 21 del Código de Procedimiento Tributario (Ley 76 de 2019, vigente desde el 1 de junio de 2024) dispone que los plazos que vencen en día inhábil se prorrogan al primer día hábil siguiente, pero la ficha de la Planilla 03 no lo menciona y el calendario imprime la fecha calendario. Lo prudente es cargar el informe el viernes anterior o confirmar con su contador.

La Planilla 03 no sigue el ciclo del día 15 del ITBMS, descrito en la guía del ITBMS en Panamá; comparte el vencimiento de fin de mes de los informes 43, 1027 y 34. Todas las fechas del año están en la guía del calendario fiscal de Panamá 2026.

La multa escalonada por presentar tarde

Hasta 2023 la sanción era una multa fija de B/.1,000.00 por cada informe no presentado o presentado fuera de plazo, conforme a la Resolución 201-1180 de 2008. La Resolución N° 201-3486 de 17 de abril de 2023 (Gaceta Oficial 29770-A del 27 de abril de 2023) la escalonó según los ingresos anuales del empleador, dentro del rango de B/.100.00 a B/.1,000.00 por período que fija el artículo 753 del Código Fiscal:

Ingresos anuales del empleador	Multa por período
Desde B/.0.01 hasta B/.150,000.00	B/.100.00
Desde B/.150,000.01 hasta B/.500,000.00	B/.500.00
Desde B/.500,000.01 en adelante	B/.1,000.00

Según las preguntas frecuentes del portal de la DGI, el tramo se determina con los ingresos de la última declaración de renta del contribuyente. La resolución ordena aplicar la escala desde la entrada en vigencia del Decreto Ejecutivo 20 (28 de abril de 2022), es decir, para las planillas del período 2022 en adelante. Rectificar un informe ya presentado no genera multa, según la ficha de la DGI. El PDF de preguntas frecuentes del Informe 03 todavía menciona la multa fija de B/.1,000.00; la ficha vigente y la resolución de 2023 prevalecen.

Qué contiene el archivo: la estructura V5

El informe se carga como un archivo Excel con la estructura del documento Estructura General Planilla 03 V5, de julio de 2022. Los períodos 2022 en adelante usan la versión 5; 2017 a 2021, la 4; 2016, la 3. El nombre del archivo también se valida: Informe03, el RUC y el período en formato AAAAMM, separados por guion bajo (Informe03_1-1-1_202601, por ejemplo).

Las 33 columnas se agrupan así:

Columnas	Qué registran
1 a 6	ID de la planilla CSS, año y mes de la cuota (AAAAMM), tipo y número de documento, DV y nombre del trabajador
7 a 18	Salario pactado, sueldo del mes, horas extras, vacaciones, comisiones, bonificaciones, salario en especie, dieta, prima de producción, décimo tercer mes, gratificaciones y gastos de representación
19 a 24	Deducciones personales: deducción conjunta, intereses hipotecarios, intereses educativos, primas de seguro, aportes a fondos de jubilación y su total
25 a 27	Renta neta gravable, impuesto sobre la renta e impuesto sobre gastos de representación
28 y 29	Retenciones del mes en salarios y en gastos de representación, según la planilla preelaborada de la CSS
30 y 31	Liquidación por terminación laboral y su impuesto
32 y 33	Saldo a favor del fisco o a favor del empleado (fórmulas)

Tres reglas del instructivo evitan la mayoría de los rechazos. Los extranjeros se identifican con el pasaporte precedido de PAS, sin espacios ni guiones, y con el DV en blanco; los nacionales llevan cédula y DV. Las deducciones personales de las columnas 19 a 23 solo se aceptan en el informe de diciembre. Y las columnas con fórmulas (24, 25, 32 y 33) no se pueden quitar ni modificar: al copiar datos desde otro sistema, pegue solo valores. Los gastos de representación tienen columna e impuesto propios porque no se acumulan al salario (10% hasta B/.25,000.00 y 15% sobre el excedente, según el literal l del artículo 701 del Código Fiscal).

Cómo se presenta en e-Tax 2.0

Según la guía de pasos de la DGI: ingrese a e-Tax 2.0 con el RUC y el NIT, vaya a Declaraciones Juradas y Documentos, luego a Presentar Informes, y escoja Planilla 03 V5 con tipo Original y período Mensual. La primera vez debe registrar su número patronal (todos, si tiene más de uno); sin ese registro el sistema no permite presentar. Después descargue el Excel preelaborado con los datos que la CSS ya recibió, complételo y verifíquelo antes de cargar.

Al subir el archivo, e-Tax 2.0 valida el nombre, el RUC, el período, el tipo y la estructura. El mensaje de transacción exitosa en esa etapa solo confirma el formato; la DGI es explícita en que no significa que el informe fue recibido. El archivo queda en estado Procesando y el resultado llega al correo registrado: si hay errores, el sistema lo rechaza y muestra el listado en la parte inferior de la pantalla; si lo acepta, pasa a Recibido y emite el Certificado de Recepción. Con los doce meses presentados, la DGI genera el documento 1087, la Certificación del Informe 03, con la que aplica los saldos en el estado de cuenta del impuesto 104 (Retención de Salario); si rectifica un mes, el 1087 cambia.

Por qué debe coincidir con la planilla de la CSS

El artículo 160 exige que la información coincida con el total de los trabajadores inscritos ante la CSS, y la exigencia tiene sustento operativo: la base del informe la construye la DGI con lo que la CSS le transmite, y el ID de planilla, el año y mes de la cuota y las retenciones del mes vienen de la planilla preelaborada del SIPE. Por eso varios avisos de e-Tax 2.0 no se corrigen en la DGI: según sus preguntas frecuentes, el sistema advierte cuando el RUC registrado en la CSS no cumple el formato que pide la DGI (la corrección se hace en la CSS), cuando hay un arreglo de pago con la CSS, cuando la planilla se pagó tarde o el empleador está moroso, y cuando la información llegó incompleta. La secuencia práctica es planilla del SIPE presentada y pagada primero, y Planilla 03 después, con los mismos trabajadores y las mismas retenciones.

Causas frecuentes de rechazo

Estos son los errores que la DGI documenta en sus preguntas frecuentes:

• Estructura equivocada: un archivo anual para un período mensual, o al revés. Use la versión 5 para 2022 en adelante.
• Nombre de archivo, extensión, período (AAAAMM, no solo el año) o tipo de presentación incorrectos, o RUC distinto del de la sesión.
• Cédula sin dígito verificador o con espacios de más; pasaporte sin el prefijo PAS; un valor con menos caracteres de los que exige el campo.
• Columnas de fórmulas alteradas al copiar y pegar.
• Deducciones personales (columnas 19 a 23) con valores en un mes distinto de diciembre.

Un informe que sale de la nómina

El trabajo de la Planilla 03 está en reconstruir cada mes qué se le pagó a cada trabajador por concepto y cuánto se le retuvo. Cuando la nómina se lleva en hojas de cálculo, esa reconstrucción se hace dos veces: una para el SIPE y otra, sesenta días después, para la DGI.

Ningún sistema presenta la Planilla 03 por usted: la carga en e-Tax 2.0, la validación y el Certificado de Recepción siguen siendo suyos. Lo que un sistema de nómina sí puede hacer es guardar cada concepto por trabajador desde que se paga, de modo que el archivo V5 salga de la misma planilla que alimentó la CSS. nominaHQ, la nómina en la nube de P4 Software, está pensada para las empresas que no operan sobre CifraHQ; y CifraHQ, el sistema ERP en la nube, incluye la nómina dentro del mismo sistema que lleva la contabilidad. Como sugerimos para el Formulario 43, pida ver en demo el archivo del mes listo para cargar.